Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, die Treuhand mit Herz GmbH (nachfolgend «wir» oder «uns»), wie wir Personendaten erheben und bearbeiten. Die Erklärung ist nicht abschliessend; einzelne Sachverhalte können in weiteren Erklärungen geregelt sein. Als Personendaten gelten alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die hier beschriebenen Datenbearbeitungen ist die Treuhand mit Herz GmbH, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an:

Treuhand mit Herz GmbH, Barbara-Reinhart-Strasse 10, 8404 Winterthur · Telefon +41 52 551 50 00 · info@treuhandmitherz.ch

Zum Schutz Ihrer Daten müssen wir Ihre Identität überprüfen, bevor wir Auskunft erteilen. Bei bestehenden Kundinnen und Kunden genügt in der Regel eine Rückfrage über die uns bekannten Kontaktdaten; in Zweifelsfällen können wir einen Identitätsnachweis verlangen.

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere in den folgenden Zusammenhängen:

• Kundendaten von Personen und Unternehmen, für die wir Leistungen erbringen oder erbracht haben
• Personendaten, die wir bei der Leistungserbringung indirekt über unsere Kunden erhalten
• beim Besuch unserer Website
• wenn wir miteinander kommunizieren oder ein Besuch stattfindet
• bei sonstigen Vertragsbeziehungen, etwa mit Lieferanten, Dienstleistern oder Beratern
• bei Bewerbungen
• wenn wir aus gesetzlichen oder regulatorischen Gründen dazu verpflichtet sind
• wenn wir berechtigte Interessen wahrnehmen, etwa um Interessenkonflikte zu vermeiden, die Richtigkeit von Daten sicherzustellen, die Bonität zu prüfen, die Sicherheit zu gewährleisten oder unsere Rechte durchzusetzen

Einzelheiten finden Sie in der Beschreibung der jeweiligen Bearbeitungen in Ziffer 4.

3. Kategorien von Personendaten

Welche Personendaten wir bearbeiten, hängt von Ihrer Beziehung zu uns und vom Zweck der Bearbeitung ab. Neben Ihren Kontaktdaten bearbeiten wir auch weitere Informationen über Sie oder über Personen, die mit Ihnen in Beziehung stehen. Darunter können sich auch besonders schützenswerte Personendaten befinden.

• Kontaktinformationen (Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)
• Kundeninformationen (Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand, Beruf, Titel, Stellenbezeichnung, Pass- oder ID-Nummer, AHV-Nummer)
• Risikobewertungsdaten (Bonitätsinformationen, Handelsregisterdaten)
• Finanzinformationen (Angaben zu Bankverbindungen)
• Mandatsdaten je nach Auftrag (Steuerinformationen, Statuten, Protokolle, Verträge, Mitarbeitendendaten wie Lohn und Sozialversicherungen, Buchhaltungsdaten, wirtschaftlich Berechtigte, Eigentumsverhältnisse)
• Websitedaten (IP-Adresse, Geräteinformationen, Browser, Nutzung der Website)
• Bewerbungsdaten (Lebenslauf, Arbeitszeugnisse)
• Sicherheits- und Netzwerkdaten (Besucherlisten, Zutrittskontrollen, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonanruflisten)

Soweit erlaubt, entnehmen wir gewisse Daten auch öffentlich zugänglichen Quellen wie Betreibungsregister, Grundbuch, Handelsregister, Presse und Internet, oder erhalten sie von unseren Kunden und deren Mitarbeitenden, von Behörden, Gerichten und weiteren Dritten.

4. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen

4.1 Erbringung unserer Dienstleistungen

In erster Linie bearbeiten wir Personendaten, die wir im Rahmen unserer Mandatsbeziehungen von Kunden, Geschäftspartnern und weiteren beteiligten Personen erhalten. Es handelt sich insbesondere um Kontakt- und Personeninformationen, Risikobewertungsdaten, Finanzinformationen sowie Mandatsdaten.

Darunter können sich besonders schützenswerte Personendaten befinden – etwa Angaben zur Gesundheit, zu religiösen Ansichten oder zu Massnahmen der sozialen Hilfe. Das ist namentlich bei Leistungen in der Lohnverarbeitung und der Buchhaltung der Fall.

Diese Personendaten bearbeiten wir gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit Ihnen oder zu Ihren Gunsten, einschliesslich Vertragsanbahnung und Durchsetzung
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, einschliesslich Offenlegungspflichten
• Wahrung berechtigter Interessen, etwa für administrative Zwecke, zur Qualitätssicherung, zur Gewährleistung der Sicherheit, zum Risikomanagement, zur Durchsetzung unserer Rechte oder zur Prüfung möglicher Interessenkonflikte

4.2 Indirekte Bearbeitung im Rahmen der Leistungserbringung

Wenn wir Leistungen für unsere Kunden erbringen, bearbeiten wir auch Personendaten von Personen, die wir nicht direkt erhoben haben – in der Regel Mitarbeitende, Kontaktpersonen, Familienmitglieder oder andere Personen, die mit unseren Kunden in Beziehung stehen. Diese Daten benötigen wir, um unsere Verträge zu erfüllen. Wir erhalten sie von unseren Kunden oder von Dritten, die von unseren Kunden beauftragt wurden. Unsere Kunden informieren die betroffenen Personen darüber und können dafür auf diese Datenschutzerklärung verweisen.

Diese Personendaten bearbeiten wir gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person oder zu deren Gunsten
• Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, etwa wenn wir Meldepflichten gegenüber Sozialversicherungen oder Steuerbehörden erfüllen oder zur Offenlegung von Informationen verpflichtet sind
• Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere unser Interesse, für unsere Kunden eine einwandfreie Leistung zu erbringen

4.3 Nutzung unserer Website

Um unsere Website zu nutzen, müssen Sie keine Personendaten offenlegen. Der Server erfasst jedoch bei jedem Aufruf Benutzerinformationen, die vorübergehend in Logfiles gespeichert werden. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person findet dabei nicht statt. Die Erfassung ist technisch erforderlich, um die Website darzustellen sowie deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten; zudem dient sie der Verbesserung des Angebots.

• Kontaktinformationen, sofern Sie uns solche über die Website übermitteln
• automatisch übermittelte technische Informationen und Angaben zum Nutzungsverhalten (IP-Adresse, Gerätetyp, Browser, aufgerufene Seiten, Klicks auf Links)

Diese Personendaten bearbeiten wir gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Wahrung berechtigter Interessen, etwa für administrative Zwecke, zur Qualitätssicherung, zur Analyse von Daten oder zur Bekanntmachung unserer Dienstleistungen
• Einwilligung in die Nutzung nicht notwendiger Cookies

4.4 Direkte Kommunikation und Besuche

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen oder wir Sie kontaktieren, bearbeiten wir die dafür notwendigen Personendaten. Dasselbe gilt, wenn Sie uns an einem unserer Standorte besuchen. Für Telefon- und Videokonferenzen sowie Online-Meetings nutzen wir Microsoft Teams.

• Kontaktinformationen
• Randdaten zur Kommunikation (IP-Adresse, Dauer, Kommunikationskanal)
• Aufzeichnungen von Gesprächen, sofern eine solche im Einzelfall vereinbart wird
• weitere Informationen, die während eines Online-Meetings hochgeladen, bereitgestellt oder erstellt werden, sowie Metadaten zur Bereitstellung des Dienstes
• persönliche Informationen wie Beruf, Funktion, Titel und Arbeitgeber sowie Zeitpunkt und Grund des Besuchs

Diese Personendaten bearbeiten wir gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Erfüllung einer vertraglichen Pflicht, einschliesslich Vertragsanbahnung und Durchsetzung
• Wahrung berechtigter Interessen, etwa Sicherheit, Nachvollziehbarkeit sowie Abwicklung und Administration von Kundenbeziehungen

4.5 Bewerbungen

Sie können sich per Post oder über die auf unserer Website angegebene E-Mail-Adresse bewerben. Bewerbungsunterlagen behandeln wir vertraulich und machen sie nur den am Auswahlverfahren beteiligten Personen zugänglich. Ohne Ihre gegenteilige Zustimmung senden wir Ihr Dossier nach Abschluss des Verfahrens zurück oder löschen es, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

• Kontaktinformationen sowie Beruf, Funktion, Titel und Arbeitgeber
• Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Zeugnisse, Diplome, Lebenslauf)
• Bewertungsinformationen (Beurteilungen, Referenzauskünfte, Assessments)

Diese Personendaten bearbeiten wir gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragsanbahnung und Erfüllung des Vertrages mit Ihnen
• Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere die Anstellung geeigneter Mitarbeitender
• Einwilligung, etwa wenn wir Ihr Dossier für spätere Vakanzen behalten dürfen

4.6 Lieferanten, Dienstleister und weitere Vertragspartner

Schliessen wir mit Ihnen einen Vertrag über eine Leistung für uns ab, bearbeiten wir Personendaten von Ihnen oder Ihren Mitarbeitenden. Wir benötigen diese, um mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Leistungen in Anspruch zu nehmen. Unter Umständen prüfen wir damit auch, ob ein Interessenkonflikt vorliegen könnte.

Diese Personendaten bearbeiten wir gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages, einschliesslich Vertragsanbahnung und Durchsetzung
• Wahrung berechtigter Interessen, etwa Vermeidung von Interessenkonflikten, Schutz des Unternehmens und Durchsetzung von Rechtsansprüchen

5. Cookies

Auf unserer Website setzen wir Cookies ein. Das sind kleine Dateien, die Ihr Browser erstellt und auf Ihrem Endgerät speichert. Darin werden Informationen abgelegt, die sich aus dem jeweils verwendeten Endgerät ergeben. Wir erhalten dadurch keine unmittelbare Kenntnis Ihrer Identität.

Session-Cookies erkennen, dass Sie einzelne Seiten bereits besucht haben, und werden nach Verlassen der Website automatisch gelöscht. Temporäre Cookies bleiben für eine festgelegte Dauer gespeichert, damit Eingaben und Einstellungen bei einem erneuten Besuch nicht wiederholt werden müssen. Weitere Cookies dienen der statistischen Auswertung der Nutzung.

Beim ersten Besuch unserer Website können Sie über einen entsprechenden Hinweis entscheiden, welche nicht notwendigen Cookies Sie zulassen. Ihre Auswahl können Sie jederzeit ändern. Zusätzlich können Sie Ihren Browser so einstellen, dass keine Cookies gespeichert werden oder vor jedem neuen Cookie ein Hinweis erscheint. Werden Cookies vollständig deaktiviert, stehen möglicherweise nicht alle Funktionen zur Verfügung.

6. Webanalyse und Kartendienst

Um Aufschluss über die Nutzung unserer Website zu erhalten und unser Angebot zu verbessern, setzen wir Dienste von Drittanbietern ein. Die dabei erhobenen Informationen werden in der Regel über Cookies oder ähnliche Technologien an den Server des jeweiligen Anbieters übermittelt. Je nach Anbieter befinden sich diese Server im Ausland.

6.1 Google Analytics

Wir nutzen Google Analytics, den Webanalysedienst der Google Ireland Limited beziehungsweise der Google LLC (nachfolgend «Google»). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Nutzung unserer Website ermöglichen. Die erfassten Informationen werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert. IP-Adressen werden dabei gekürzt, sodass keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich sind. Der Einsatz erfolgt nur, wenn Sie über unseren Cookie-Hinweis eingewilligt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen; zusätzlich stellt Google ein Browser-Add-on zur Deaktivierung zur Verfügung.

Google ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Übermittlungen in die USA stützen sich auf den entsprechenden Angemessenheitsbeschluss des Bundesrates.

6.2 Google Maps

Auf unserer Website verwenden wir Google Maps, um Ihnen unsere Standorte anzuzeigen und die Anfahrt zu erleichtern. Beim Aufruf der betreffenden Seiten werden Informationen über Ihre Nutzung unserer Website – etwa Ihre IP-Adresse – an Server von Google übertragen und dort gespeichert. Dies geschieht unabhängig davon, ob Sie über ein Google-Konto verfügen. Sind Sie bei Google eingeloggt, werden Ihre Daten Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie das nicht wünschen, loggen Sie sich vor dem Besuch unserer Website bei Google aus.

Google ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Übermittlungen in die USA stützen sich auf den entsprechenden Angemessenheitsbeschluss des Bundesrates.

7. Datenweitergabe und Datenübermittlung

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Erbringung unserer Leistungen notwendig ist, wenn diese Dritten für uns eine Dienstleistung erbringen, wenn wir gesetzlich oder behördlich dazu verpflichtet sind oder wenn wir ein überwiegendes Interesse an der Weitergabe haben. Ebenso geben wir Daten weiter, wenn Sie eingewilligt oder uns dazu aufgefordert haben.

Folgende Kategorien von Empfängern können Personendaten von uns erhalten:

• Behörden, Banken, staatliche Einrichtungen und Gerichte, insbesondere Steuerverwaltungen, Ausgleichskassen und Versicherungen, im Rahmen unserer Mandate
• Dienstleister, die für uns tätig sind, etwa IT-Dienstleister und Hosting-Anbieter
• Berater und Rechtsanwälte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen

Wir setzen insbesondere folgende Anbieter ein: Microsoft für E-Mail, Dateiablage und Online-Meetings (Microsoft 365, SharePoint, Teams) mit Datenstandort Schweiz sowie für die Buchhaltungs-, Lohn- und Steuerbearbeitung die bexio AG, die Banana.ch SA, Dr. Tax, Infoniqa Sage und Abacus. Diese Anbieter speichern die Daten überwiegend in der Schweiz. Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Personendaten bearbeiten, schliessen wir Verträge, die sie zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichten.

Unsere Dienstleister befinden sich mehrheitlich in der Schweiz oder im EWR. Gewisse Personendaten können auch in die USA oder in Ausnahmefällen in andere Länder übermittelt werden. Sollte eine Übermittlung in ein Land ohne angemessenes Datenschutzniveau erforderlich sein, stützen wir uns auf geeignete Garantien, insbesondere die Standardvertragsklauseln. Für Übermittlungen an zertifizierte Unternehmen in den USA stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss des Bundesrates zum Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Nicht alle Personendaten werden verschlüsselt übermittelt. Sofern mit Ihnen nichts anderes vereinbart ist, versenden wir Buchhaltungsdaten, Lohnadministrationsdaten, Steuererklärungen, Lohnabrechnungen und Lohnausweise unverschlüsselt per E-Mail. Die damit verbundenen Risiken hinsichtlich Vertraulichkeit und Manipulation sind Ihnen bekannt. Auf Wunsch stellen wir Ihnen einen gesicherten Übermittlungsweg über unsere Dateiablage zur Verfügung – teilen Sie uns dies bitte mit.

8. Dauer der Aufbewahrung

Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder für die verfolgten Zwecke erforderlich ist – also insbesondere für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Personendaten können zudem so lange aufbewahrt werden, wie Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können, namentlich während der gesetzlichen Verjährungsfristen, sowie soweit berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern. Sobald die Daten für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten wie Systemprotokolle gelten kürzere Fristen von in der Regel höchstens zwölf Monaten.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch: interne Weisungen, Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern, Pseudonymisierung sowie regelmässige Kontrollen. Der E-Mail-Verkehr erfolgt in der Regel unverschlüsselt; die Einzelheiten dazu finden Sie in Ziffer 7.

10. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Beziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht in der Regel nicht. Ohne diese Daten können wir einen Vertrag mit Ihnen jedoch weder abschliessen noch abwickeln. Auch unsere Website lässt sich nicht nutzen, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs nicht offengelegt werden.

11. Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit unserer Bearbeitung von Personendaten stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Personendaten, den Zweck der Bearbeitung, die Herkunft sowie die Empfänger oder Kategorien von Empfängern
• Berichtigung, wenn Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sind
• Einschränkung der Bearbeitung
• Löschung der bearbeiteten Personendaten
• Datenherausgabe und Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung sowie jederzeitiger Widerruf einer Einwilligung ohne Angabe von Gründen
• Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB)

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich an die in Ziffer 1 angegebene Adresse. Wir behalten uns vor, die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen – etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung bestimmter Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben oder sie zur Geltendmachung von Ansprüchen benötigen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Massgebend ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

 

Treuhand mit Herz GmbH · Barbara-Reinhart-Strasse 10, 8404 Winterthur

Treuhand mit Herz GmbH· Bahnhofstrasse 88, 8197 Rafz

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Letzte Änderung: Oktober 2026